Politique de protection de la vie privée relative aux actionnaires

Généralités

La protection de votre vie privée revêt pour nous une importance capitale. Nous souhaitons dans toute la mesure du possible vous informer, vous respecter et vous permettre de contrôler ce qu'il advient de vos données personnelles. Vous trouverez ci-dessous des informations sur les données que nous collectons, les raisons pour lesquelles nous le faisons, la période pendant laquelle nous les conservons, vos droits en matière de vie privée et comment vous pouvez les exercer.

Responsable du traitement

Telenet Group Holding SA, ayant son siège social à la rue Neerveld 105, 1200 Woluwe-Saint-Lambert et enregistrée à la BCE sous le numéro 0477.702.333 (ci-après désignée « Telenet »), est responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Cela signifie que Telenet détermine l'objectif et les moyens relatifs au traitement de vos données personnelles.

1) Qui est protégé par cette politique de protection de la vie privée?  

 Cette politique de la protection de la vie privée s’applique aux
(futurs et anciens) actionnaires et/ou investisseurs de Telenet et à leurs mandataires et/ou représentants.

2) Quelles données à caractère personnel sont traitées par Telenet ?

Telenet ne traite que les données personnelles requises aux fins décrites au point 3. Cela inclut les données personnelles suivantes :

  • Informations d'identification (nom, date de naissance, nationalité, copie de la carte d'identité, numéro de registre national, nationalité, titre et titre de poste);
  • les coordonnées (adresse, adresse e-mail);
  • Données financières (numéro de compte bancaire, identification de la banque – uniquement pour la distribution aux actionnaires inscrits);
  • des informations concernant les actions détenues (par exemple, le nombr//e et le type d'actions);
  • Instructions de vote (en cas de procuration ou de vote par correspondance) et/ou comportement de vote ; et
  • les informations ci-dessus relatives aux sociétés représentées qui sont (futurs et anciens) actionnaires et/ou investisseurs de Telenet.

Ces données personnelles peuvent nous être fournies directement par les actionnaires et/ou les mandataires pour les actionnaires, ou peuvent être obtenues par un tiers - lorsque ce tiers collecte et/ou traite des données personnelles au profit de Telenet.

3) À quelles fins ces données personnelles sont-elles traitées ?

Telenet traite toujours les données personnelles dans un but spécifique et légitime, et limitera toujours le traitement des données à caractère personnel à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre cet objectif. Telenet traitera plus spécifiquement les données personnelles pour l'une des finalités suivantes :

  • la préparation et la gestion de la procédure de participation et de vote pour les assemblées générales ;
  • l'analyse de l'actionnariat et de la base d'investisseurs de Telenet ;
  • la tenue d'un registre des actionnaires ;
  • le versement de dividendes et autres distributions aux actionnaires ;
  • des activités de marketing auprès des actionnaires, y compris des tournées de présentation et des présentations aux investisseurs potentiels.

4) Quelle est la base juridique du traitement des données personnelles ?

Telenet traite ces données personnelles sur la base de :

  • Une obligation légale, conformément aux dispositions applicables du Code des sociétés, des obligations comptables, ainsi que des obligations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent.   
  • L'intérêt légitime de Telenet - dans la mesure où les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de l'actionnaire ne prévalent pas sur cet intérêt.
      • Pour la prévention de la fraude.
      • Aligner les activités de Telenet en matière de relations avec les investisseurs avec celles de la base d'investisseurs.

5) Avec qui les données à caractère personnel sont-elles partagées ?  

Ces parties ne traiteront les données personnelles qu'à l'une des fins susmentionnées et toujours sur instruction expresse de Telenet.

Dans le cadre des distributions aux actionnaires, par exemple, un agent payeur est utilisé, qui traite les coordonnées bancaires pour le compte de Telenet afin de traiter les paiements.

Dans le cas présent, les données personnelles sont partagées avec ABN AMRO Bank N.V.
Cette partie traite les données personnelles aux fins suivantes :

  • la préparation et la gestion de la procédure de participation et de vote pour les assemblées générales.
  • l'analyse de la composition de l'actionnariat de la base d'investisseurs participants.

ABN AMRO conservera ces données personnelles pour une période de 7 ans.
En outre, il peut arriver que Telenet soit invité à partager vos données personnelles avec un organisme de réglementation, la police ou le ministère public dans le cadre de leurs enquêtes, telles que la FSMA (l'Autorité des services et marchés financiers,). 

6) Lieu de traitement des données personnelles

Telenet ne traite aucune donnée personnelle en dehors de l'Espace économique européen. Si Telenet fait appel à des sous-traitants tiers, elle s'assure que - dans la mesure où ces sous-traitants traitent des données personnelles en dehors de l'EEE - chaque transfert de données personnelles est soutenu par des garanties appropriées, telles que la signature des clauses types émises par la Commission européenne ou la signature de règles d'entreprise contraignantes.

7) Combien de temps ces données personnelles sont-elles conservées ?  

Les données personnelles ne seront conservées que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

La durée de conservation dépendra de plusieurs facteurs. En effet - dans la mesure où la loi prévoit un délai de conservation - le délai légal sera respecté. Telenet, par exemple, conservera la comptabilité et tous les documents pendant une période de sept ans, conformément à l'article 60 § 4 du Code de la TVA. En outre, le délai de conservation peut dépendre des délais de prescription prévus par la loi pour les actions civiles et/ou pénales - soit, par exemple, cinq ans conformément à l'article 198 du Code des sociétés.

Une fois les délais de conservation expirés, les données personnelles concernées seront rendues anonymes ou détruites. En outre, les données personnelles qui n'ont plus besoin d'être traitées seront archivées séparément.

8) Comment Telenet protège-t-elle vos données personnelles ?

Les données personnelles des actionnaires ou des représentants autorisés des actionnaires sont sécurisées au même niveau et selon les mêmes procédures que la sécurité fournie pour les données personnelles des clients résidentiels et professionnels. Cela signifie que Telenet prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées, en tenant compte du risque que présente le traitement de ces dernières données à caractère personnel. À titre d’exemple, la politique, les exigences et les normes de gestion de Telenet en matière de protection des informations se greffent totalement sur la norme internationale ISO27002. Telenet emploie également des personnes spécialisées qui sont responsables de la sécurité du réseau, de l'infrastructure et des systèmes d'information. En outre, Telenet utilise une variété de mesures techniques pour protéger les données personnelles contre l'accès non autorisé, l'utilisation non autorisée et la perte ou le vol de données personnelles, telles que : protection par mot de passe, logiciel de cryptage de disque dur, pare-feu, antivirus, détection d'intrusion et d'anomalie et contrôles d'accès pour les employés de Telenet. En cas de fuite de données ayant des conséquences négatives pour les données personnelles, les personnes concernées seront informées personnellement dans les circonstances prévues par la loi.

Le nombr/e de collaborateurs Telenet ayant accès à vos informations personnelles est limité et les collaborateurs autorisés sont sélectionnés avec soin. Ils ont uniquement accès à vos données personnelles dans la mesure où ils ont besoin de ces informations pour exécuter correctement leurs tâches.

9) Quels sont vos droits en matière de confidentialité et comment pouvez-vous les exercer ?

A. Aperçu de vos droits

  • Votre droit d’accès

Vous avez le droit de demander à tout moment à Telenet si nous traitons ou non vos données à caractère personnel et, si Telenet les traite, de consulter ces données et de recevoir des informations complémentaires concernant :

  • les fins auxquelles nous les traitons ;
  • les catégories concernées de données à caractère personnel ;
  • les destinataires ou les catégories de destinataires (notamment les destinataires dans des pays tiers) ;
  • si possible, le délai de conservation ou, si ce n'est pas possible, les critères permettant de déterminer ce délai ;
  • l'existence de vos droits en matière de confidentialité ;
  • le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle ;
  • les informations dont Telenet dispose sur la source des données si Telenet obtient des données personnelles via un tiers ; et
  • l'existence d'un processus décisionnel automatique.

Vous avez également le droit d'obtenir une copie gratuite des données traitées, sous forme compréhensible. Telenet peut demander une indemnité raisonnable destinée à couvrir ses frais administratifs pour chaque copie supplémentaire que vous demandez.

  • Votre droit de rectification de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de faire corriger immédiatement les données à caractère personnel incomplètes, erronées, inadéquates ou anciennes.

  • Votre droit de suppression des données (le « droit à l'oubli »)

Vous avez le droit, dans les cas suivants, de faire supprimer vos données personnelles sans retard injustifié :

  • vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière par Telenet ;
  • vous retirez votre autorisation antérieure relative au traitement et il n'y a aucune autre base juridique que Telenet peut invoquer pour (poursuivre) le traitement ;
  • vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel et il n'existe aucune base justifiée qui prévaut pour que Telenet poursuive le traitement ;
  • vos données personnelles sont traitées de manière illégitime ;
  • vos données personnelles doivent être supprimées afin de respecter une obligation légale.

Veuillez tenir compte du fait que Telenet ne peut pas toujours supprimer toutes les données personnelles demandées, par exemple lorsque leur traitement est indispensable pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ou pour l'exploitation de Telenet en tant que société conformément au Code des sociétés. Nous fournirons de plus amples informations à la personne concernée à ce propos dans notre réponse à sa demande.

  • Votre droit de limitation du traitement

Vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles si l'un des éléments suivants est d'application :

  • vous contestez l'exactitude de ces données personnelles : leur utilisation est limitée pendant une période permettant à Telenet de contrôler l'exactitude des données ;
  • le traitement de vos données à caractère personnel est illégitime : au lieu de demander la suppression de vos données, vous demandez à ce que leur utilisation soit limitée ;
  • Telenet n'a plus besoin de vos données pour les finalités initiales du traitement, mais vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice : au lieu de demander la suppression des données, leur utilisation est limitée à la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
  • tant qu'aucune décision n'a été prise concernant l'exercice de votre droit d'opposition au traitement, vous demandez la limitation de l'utilisation de vos données à caractère personnel.

Votre droit à la portabilité des données à caractère personnel (« data portability »)

Vous avez le droit de « récupérer » vos données personnelles, par exemple pour pouvoir changer plus facilement de fournisseur de services. C'est uniquement possible pour les données à caractère personnel que vous avez vous-même fournies à Telenet, sur la base d'une autorisation ou d'un contrat. Dans tous les autres cas, vous ne pouvez donc pas bénéficier de ce droit (par exemple, lorsque le traitement de vos données se produit sur la base d'une obligation légale).

Deux aspects sont liés à ce droit :

  • vous pouvez demander à Telenet de récupérer les données à caractère personnel concernées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ; et
  • vous pouvez demander à Telenet de transmettre directement les données personnelles concernées à un autre responsable du traitement. Dans ce cadre, vous êtes personnellement responsable de l'exactitude et de la sécurité de l'adresse (e-mail) que vous indiquez pour le transfert. Telenet a le droit de refuser votre demande si le transfert est techniquement impossible.
  • Votre droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit, en vertu de votre situation particulière, de vous opposer au traitement de vos données personnelles si le traitement s'inscrit dans le cadre de l'intérêt légitime de Telenet ou dans le cadre de l'intérêt général. Telenet suspendra le traitement de vos données personnelles, sauf si Telenet peut démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les vôtres ou si le traitement des données personnelles est lié à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice (par exemple, l'introduction d'une requête devant un tribunal).

A. En pratique

Comment pouvez-vous exercer vos droits en matière de confidentialité ? En contactant privacy@telenetgroup.be. Afin d'exercer votre droit d'accès et pour éviter toute publication illicite de vos données à caractère personnel, nous devons vérifier votre identité. En cas de doute ou d'imprécision, nous vous demanderons d'abord des informations complémentaires (de préférence une copie du recto de votre carte d'identité).
Afin de pouvoir vous aider davantage, Telenet vous demande de toujours mentionner votre statut d’actionnaire lors de l’exercice de vos droits.

Y a-t-il des frais ? Vous pouvez exercer gratuitement vos droits en matière de confidentialité, sauf si votre demande est manifestement non fondée ou exagérée, notamment en raison de son caractère répétitif. Dans ce cas, nous avons le droit et le choix – conformément à la législation relative à la protection de la vie privée – (i) de vous facturer une indemnité raisonnable (tenant compte des frais administratifs liés à la fourniture de l'information ou de la communication demandée et des frais liés à la prise des mesures demandées), ou (ii) de refuser de donner suite à votre demande.

Quand recevrez-vous une réponse ? Telenet répondra à votre demande dans les meilleurs délais et, en tout cas dans le mois suivant la réception de votre demande. En fonction de la complexité des demandes et de leur nombr/e, ce délai peut le cas échéant être prolongé de deux mois. En cas de prolongation du délai, nous vous informons dans le mois suivant la réception de la demande.

Que pouvez-vous faire si Telenet ne donne pas suite à votre demande ? Nous vous informerons toujours, dans notre réponse, à propos de la possibilité d'introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle et de faire appel devant le juge.

10) Politique en matière de cookie

Pour l'utilisation de cookies, nous vous renvoyons à la politique de confidentialité de Telenet - point 11, disponible sur www.telenet.be/privacy.

11) Prise de contact avec Telenet

Pour plus d'informations sur cette politique de confidentialité ou pour les plaintes concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le/la responsable de la protection des données (DPO) de Telenet via privacy@telenetgroup.be 

12) Escalade vers l'autorité de contrôle

En cas de réclamation concernant le traitement de vos données personnelles par Telenet, vous pouvez contacter l'autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 br/uxelles / +32 (0) 2 274 48 00 / contact@apd-gba.be / www.gegevensbeschermingsautoriteit.be